本市の業務について
時間外勤務手当について
①本市における過去３年間の時間外勤務手当の年間総額をお伺いいたします。
総務部長： 平成29年度につきましては８億8,441万8,000円余、平成28年度につきましては８億1,864万4,000円余、平成27年度につきましては８億2,877万8,000円余となってございます。
②時間外勤務手当の対象業務には、大量の定型業務が占める割合も多いと思われますが、本市の認識を、その業務量も含めてお伺いいたします。
総務部長： 時間外勤務手当の対象業務は、その業務を担う担当課や行われる時期の別により多岐にわたってまいります。議員ご指摘のとおり定型業務が一定数含まれるものと認識してございますが、詳細な業務量については把握してございません。
③本市が実際に行っている時間外勤務手当を減らすための取り組みを、その成果も含めてお伺いいたします。
総務部長： 時間外勤務手当の縮減にあたっては、平成６年７月よりノー残業デーを毎週水曜日に設定し、定時退庁に努めてまいりました。
また、平成14年より主に長時間時間外勤務を行った職員の健康管理面から産業医の面接指導を行うとともに、所属長へは長時間時間外勤務報告書の提出を義務づけ、時間外勤務が長時間となった理由及び削減に向けた具体的な取り組みの報告を求めております。
さらに、平成29年度からは、職員厚生課及び人事課により長時間時間外勤務を命令した所属長に対しヒアリングを実施し、各所属が抱える課題の共有に努めております。
これらの取り組みは、職員の時間外勤務の縮減について、みずから事務処理の見直しなど一定の効果があったものと認識しておりますが、今後職員一人一人が効率的な業務執行に取り組む高い意識を持ちながら、全庁的な事務改善を積極的に進めていくことが肝要であると捉えております。
④時間外勤務手当の削減について、本市が把握している他自治体の先進的な取り組みがあればお伺いいたします。
総務部長： 平成30年１月から約３カ月にわたり、茨城県つくば市と民間事業者の共同研究として、ＲＰＡを導入した場合の効果検証が行われたと聞き及んでおります。
この研究においては、例えば市民税課業務全体の５％にＲＰＡが適用できた場合、約370万円相当の時間外勤務手当が削減できる見込みであるとされております。
⑤ソフトウェアロボットによる定型業務を自動化する仕組みであり、主にホワイトカラーの業務を代行し、地方自治体での活用も期待されている、ＲＰＡ（Ｒｏｂｏｔｉｃ Ｐｒｏｃｅｓｓ Ａｕｔｏｍａｔｉｏｎ／ロボティック・プロセス・オートメーション）を、本市の定型業務や時間外勤務手当を減らすために導入することについて、見解をお伺いいたします。
総務部長： 定型業務の割合が比較的高い職場においては、ＲＰＡ導入のメリットが高いものと認識しておりますが、一方で導入にあたりましては幾つかの課題があるとも聞き及んでおります。
現在、複数の自治体においてＲＰＡ導入の実証実験が行われておりますが、具体的にどの業務に対してどのようなＲＰＡを導入することで高い費用対効果を得られるのか、見きわめが重要であると考えております。
時間外勤務時間数の縮減は、働き方改革の一分野として本市においても喫緊の課題であると認識しておりますことから、引き続き他自治体の動向を注視しつつ調査研究をしてまいります。
⑥本市でＲＰＡを導入した場合、本市が把握している時間外勤務手当の削減効果をお伺いいたします。
総務部長： ＲＰＡの導入にあたっては、多様な業務を担う本市の所属のうち、具体的にどの業務にどのような処理を担わせることが高い費用対効果を得られるのか、見きわめが重要であると考えております。現在のところ調査研究段階でありますことから、引き続き先進自治体の事例を注視しつつ、時間外勤務手当の削減効果について調査研究をしてまいります。
業務の繁閑差について
①昨年度、本市における時間外勤務手当の多い月をお伺いいたします。
総務部長： 平成29年度における時間外勤務手当の多い月は、４月、５月、10月、３月となっております。
②時間外勤務手当の多い月について、毎年同じような傾向にあるのか、お伺いいたします。
総務部長： 毎年同じような傾向があると認識しております。
③時間外勤務手当の多い月について、把握している要因があればお伺いいたします。
総務部長： ４月は新年度スタートに伴う市民課窓口をはじめとする業務繁忙のほか、市職員の人事異動に伴う業務増、５月はゴールデンウイーク期間中の時間外勤務手当の増、10月は次年度当初予算要求業務による事務量の増、及び３月は市職員の人事異動に伴う業務増などが主な時間外勤務手当の増加要因であると考えております。
④本市が実際に行っている繁閑差の解消に向けた取り組みを、その成果も含めてお伺いいたします。
総務部長： 繁閑差の解消に向けた取り組みといたしましては、定期的な人事ヒアリングなどを通じて、年間を通した業務量の実態把握による適正な職員配置に努めているところであります。
なお、窓口業務が繁忙期を迎える年度当初には、臨時職員の配置などを行い、窓口業務担当職員の事務軽減及び窓口における待ち時間の短縮などを図っていることが成果として挙げられるところでございます。
⑤繁閑差の解消について、本市が把握している他自治体の先進的な取り組みがあればお伺いいたします。
総務部長： 総務省がことし３月に公表いたしました地方公共団体における行政改革の取組におきまして、熊本県宇城市におけるふるさと納税業務でＲＰＡの実証実験を実施し、職員が手作業で行っていた端末操作を自動化し、職員の事務負担が大幅に軽減されたと報告されているところでございます。
⑥他自治体では、繁閑差を解消するため、ＲＰＡによる実証実験を行っている事例がありますが、業務の繁閑差を解消するためにＲＰＡを本市に導入することについて、本市の見解をお伺いいたします。
総務部長： ＲＰＡの導入につきましては、繁閑差を解消する一つの手段になるものと認識しております。一方で、導入にあたっての課題も幾つかあると聞き及んでいるところでございます。具体的にどの業務に対してどのようなＲＰＡを導入することで高い費用対効果を得られるのか、見きわめが重要であると考えておりますので、引き続き他自治体の動向を注視しつつ調査研究してまいります。
⑦本市でＲＰＡを導入した場合、本市が把握している繁閑差の解消効果をお伺いいたします。
総務部長： ＲＰＡの導入効果につきましては、全国的に見ましても導入事例がまだ数少ないことから、引き続き先進自治体の事例を注視しつつ、繁閑差の解消効果について調査研究してまいりたいと考えております。
⑧繁閑差の解消には、部署間の連携も重要であると考えられますが、見解をお伺いいたします。
総務部長： 繁閑差解消のための部局間の連携は重要であると認識しておりますが、具体的な連携にあたりましては引き続き調査研究してまいりたいと考えております。
業務上のミスについて
①本市における過去３年間の記者発表された業務上のミスの件数を、年度毎にお伺いいたします。
総務部長： 業務上のミスの記者発表件数につきましては把握してございませんが、平成27年度以降に発生いたしました業務上のミスの件数については21件となります。
年度別の内訳といたしましては、平成29年度は９件、平成28年度は６件、平成27年度は６件となっております。
②業務上のミスについて、月別の傾向があればお伺いいたします。
総務部長： 月別の傾向でございますが、過去３カ年において４月、10月が４件ずつと最も多く、次に11月に３件発生してございます。
③本市の業務上のミスの傾向について、本市が把握している代表的な事例をお伺いいたします。
総務部長： 業務上のミスの代表的な事例といたしましては、市税の課税誤り、メールや通知等の誤送付、また証明書等の誤交付がございます。
④業務上のミスが発生した場合の、市役所内部での報告方法をお伺いいたします。
総務部長： 業務上のミスが発生した場合、担当部局から総務部に対し速やかに第一報を口頭により報告を行うとともに、その経緯並びに再発防止策を取りまとめた報告書を担当部局から総務部へ提出することとなってございます。
⑤業務上のミスを減らすために本市が行っている取り組みをお伺いいたします。
総務部長： 業務上のミスが発生した場合、個別ケースごとに業務内容を詳細に検証しながら、業務ミスの発生原因について、まず担当課職員間で情報共有を行い、再発防止のための業務改善に努めているところであります。
具体的な取り組み成果といたしましては、事務工程ごとに担当者を明確にした確認票の作成によるチェック体制の強化をはじめ、電子メールソフトウエアの一部設定変更によるメールアドレス等、個人情報流出防止を図ったことなどが挙げられます。
⑥他自治体では、業務上のミスを防止するため、ＲＰＡによる実証実験を行っている事例がありますが、業務上のミスを防止するためにＲＰＡを本市に導入することについて、本市の見解をお伺いいたします。
総務部長： ＲＰＡの導入につきましては、職員が従来手作業で行っていた業務が自動化されることで業務ミスの発生防止につながることが期待されますが、導入にあたりましては課題もあると聞き及んでおりますので、引き続き他自治体の動向を注視しつつ調査研究してまいります。
⑦本市でＲＰＡを導入した場合、本市が把握している業務上のミスの防止効果をお伺いいたします。
総務部長： 全国的に見ましてもＲＰＡの導入事例がまだ数少ないことから、今後とも先進事例を注視しつつ、業務ミスの防止効果について調査研究してまいりたいと考えております。
福島市ひとり１改善運動『かえるチャレンジ』について
①ひとり１改善運動について、取り組み内容をお伺いいたします。
総務部長： 職員一人一人が従来のやり方にとらわれず、それぞれ身近な事務や仕事のやり方を見直し、組織全体で業務改善に取り組む風土を浸透させることを目的として、福島市ひとり１改善運動、通称かえるチャレンジを本年８月から来年１月末日までを取り組み期間として実施してございます。
この運動は、正職員だけではなく、嘱託職員や臨時職員も対象として、職員みずからが取り組んだ業務改善の成果や仕事の中で気づいた業務改善につながる提案を募集し、すぐれたものについては月間賞や年間大賞などの表彰を行うこととしております。
これらの取り組みにより、職員の改善意欲の向上を図るとともに、経費の節減や事務効率化につなげてまいりたいと考えております。
②ひとり１改善運動について、これまでの成果をお伺いいたします。
総務部長： ８月から10月までの３カ月間の取り組みにおきまして、５人、８課から合計13件の改善事例の報告と、95人、１課、１グループから合計97件の改善につながる提案が出され、うち13件を月間賞として表彰するなどしております。
具体的には、会議等における全庁的なペーパーレス化の取り組みをはじめ、貸し出しパソコン等の予約申請の簡略化や職員の出張旅費の口座払いを開始したことなど、事務の効率化が進んだ事例のほか、職員からの提案を受け、時間外勤務時間数の集計作業の効率化に向けた見直しが進んでいるなど、徐々に業務改善が図られております。
③ひとり１改善運動について、今後の展開をお伺いいたします。
市長： 複雑多様化する市民ニーズや数多くの行政課題に対応するためには、いかに効率よく正確に業務を行うことができるかが重要であります。ひとり１改善運動を通じ、職員一人一人がそれぞれ身近な業務や仕事のやり方を見直し、従来のやり方にとらわれず、改革マインドを持って積極的に業務の見直し、改善に取り組んでいく風土を組織全体に浸透させてまいります。
先日もテレビでフェイスブックの取り組みを報道しておりましたけれども、とにかく民間は新しいアイデアあるいは新しいやり方をいかにビジネスにしていくかと必死に取り組んでおりまして、我々も改善を怠るとあっという間にまた時代に乗りおくれてしまうというのが実態であろうかと思います。
今回の取り組みは来年１月までとしておりますけれども、改善運動の内容や成果などを検証し、それ以降も何らかの仕組みを設けながら、さらなる業務改善を強力に進めてまいりたいと思っております。
ペーパーレス大作戦について
①ペーパーレス大作戦について、取り組み内容をお伺いいたします。
環境部長： ペーパーレス大作戦は、市役所全体で使用する紙と排出されるごみを対象に、本年６月から12月を集中取り組み期間と位置づけ、前年度比10％削減を目標とする取り組みです。
具体的には、できるだけ紙を使用しないよう庁内ネットワーク機器を活用する取り組みや、印刷部数の見直しを行うことなどを全庁的に実践していくため、啓発メッセージや各部署での取り組み事例などを継続的に発信し、職員一人一人に向け、ペーパーレス化の意識づけを図っております。
さらに、四半期ごとに市役所全体の実績等を把握し、進捗管理と職員へのフィードバックを行うなど、取り組みを強化しております。
②ペーパーレス大作戦について、これまでの成果をお伺いいたします。
環境部長： 本年６月から９月分の集計結果では、前年同月比で紙の使用量はマイナス9.1％、ごみの排出量はマイナス3.5％となり、目標であるマイナス10％には届かないものの、ペーパーレスの取り組みが着実に浸透してきているものと捉えております。
③ペーパーレス大作戦は、業務効率化にも大いに役立つと考えられますが、見解をお伺いいたします。
環境部長： 環境部が推進しているペーパーレス大作戦は環境負荷軽減を主な目的としておりますが、これをきっかけに庁内各部署においてもペーパーレス化に対する意識が浸透し、高まってきていると感じております。市役所全体でタブレット端末を活用する機会がふえ、資料の印刷や丁合いの手間が省けること、事務経費の削減など、結果として業務の効率化にもつながっていると考えております。
部署間の連携について
①本市業務や取り組みの中には、部署間が連携することで相乗効果でより大きな成果を上げる可能性のあるものも存在すると考えられますが、見解をお伺いいたします。
政策調整部長： 現在本市が進めております重要施策におきまして、例えば風格ある県都を目指す中心市街地のまちづくりと公共施設の戦略的再編整備、東京2020オリンピック・パラリンピック競技大会に向けた機運の醸成と環境整備、地域振興施設道の駅の整備などの事業におきましては、複数の関係部局が連携して取り組むことで効率化や関連事業への波及効果も期待されるところであります。
また、日常的な業務におきましても、市民サービスを高めるためにも部局間の連携は必要であり、常にこうした意識を持って取り組むことが重要であると考えております。
②多数の部署が連携しなければならない業務や取り組みを実施する場合の、部署間の連携方法をお伺いいたします。
政策調整部長： 部局間の連携につきましては、関係部局において情報を共有するとともに進捗管理を行うなど、状況に応じた柔軟な調整を図りながら連携をとっているところでございます。
また、個別の検討事項につきましては、必要に応じて関係部局によるプロジェクトチームを立ち上げて集中的に検討を行っているほか、次年度の政策方針について市長を交えた部局横断的な協議を行う場として、サマーレビューという仕組みを構築したところでございます。
市民サービスの向上について
ワンストップサービスについて
①市民の皆様が要望や依頼の対象窓口が分からない場合、本市でのその相談先をお伺いいたします。
財務部長： 本市では、本庁新庁舎の開庁に合わせて、市民の皆様が行政手続きや各種相談など来庁目的に合った担当窓口の案内を行うため、本庁舎１階ロビーに総合案内を設置し、来庁された皆様からの問い合わせや相談をお受けしながら、関係する担当課を案内させていただいております。
②他自治体では、市民の皆様からの受付窓口を一本化し、ワンストップサービスを実施している事例がありますが、本市の見解をお伺いいたします。
総務部長： 本市の受け付け窓口につきましては、平成23年１月の新庁舎オープンに合わせ、市民の皆さんの利便性向上を図るため、利用頻度の高い窓口部門を１階、２階に集約するとともに、婚姻や出生などのライフイベントに関する手続きを１カ所で行えるよう総合窓口を設置したところであります。
今後におきましても、市民目線に立ちながら市民サービスの質の向上に努めてまいります。
市民からのアイディアについて
①市民からの行政に対する政策アイディアをコンテスト形式で募集し、市政に反映させる方法も考えられますが、これまでに市民から寄せられたアイディアも含めて、見解をお伺いいたします。
市民安全部長： 今年度から新たな広聴事業として実施しておりますふくしま元気トークや市政ネットモニター事業などにより、市民の皆様から市政に対する提案や意見をいただいております。
ふくしま元気トークでは、さまざまなテーマに基づいて参加者と市長が直接意見交換を行っておりますが、子供の登下校時間に合わせて買い物や散歩など外の用事を済ませながら見守りをする活動や、大学生の雪かきボランティアを活用した市内山間地の除雪支援などのアイデアが出されております。
今後政策に結びつくアイデアなどが寄せられた場合には、全庁的に情報共有を図りながら、市政への反映に向けて取り組んでまいりたいと考えております。
